Wie du mit einem optimalen Briefing deines Grafikers Zeit und Geld sparst (+ Checkliste)

Was ist überhaupt ein Briefing?

Wenn eine Broschüre oder ein Flyer entsteht, beginnt das Projekt nicht erst mit dem Layout und der Gestaltung. Der Prozess startet bereits viel früher. Nämlich mit dem Briefing.

Doch was genau ist ein Briefing und wofür brauchst du es?

Das Briefing ist eine Einweisung in dein Projekt. Es ist der Startpunkt deiner Zusammenarbeit mit einem Grafiker. Die Basis für einen erfolgreichen Auftrag auf beiden Seiten. Im Briefing werden Fragen geklärt und alle wichtigen Informationen festgehalten.

Diese Fehler kannst du bei einem Briefing machen

Vermeide formlose und spontane E-Mails an deinen Grafiker, die in etwa so klingen:

„Hey, ich brauche Unterstützung bei einem Logo. Kannst du mir dazu einfach mal ein Angebot schicken, damit ich weiß, was es kostet?“ Und weil du in dieser kurzen, spontanen E-Mail etwas vergessen hast, schickst du gleich eine zweite und dritte E-Mail hinterher.

So funktioniert das auf keinen Fall. Das sorgt für Chaos.

Es macht nicht nur dir unendlich viel Arbeit, sondern auch dem Grafiker. Bevor du eine E-Mail schreibst oder den Hörer in die Hand nimmst: Kenne das Ziel deines Projektes. Mache dir ausführlich Gedanken. Denn je genauer du weißt, was du möchtest, umso gezielter kann sich der Grafiker darauf einstellen und sich ein Bild vom Umfang des Projektes machen.

Doch was, wenn ich vorher schon Fragen haben?

Jeder Grafiker arbeitet anders, aber in den meisten Fällen wirst du ein unverbindliches Kennenlerngespräch buchen können, bei dem du alle deine Fragen loswerden kannst.

Schreibe dem Grafiker eine Nachricht, in der du kurz schilderst, dass du eine Broschüre erstellen lassen möchtest und für ein genaues Briefing vorab noch Fragen hast. Nenne am besten in deiner E-Mail gleich zwei bis drei Termine, an denen du gut erreichbar bist. So kann der Grafiker darauf reagieren und schauen, wann es terminlich bei ihm passt.

Was sollte in einem Briefing stehen?

Wenn du keine Fragen hast, sondern gleich ein Briefing an einen Grafiker senden möchtest, dann habe ich dir einmal die wichtigsten Angaben und Fragen zusammengefasst. Es handelt sich um ein konkretes Beispiel meines Fragebogens, den ich verwende, wenn ich eine Anfrage zur Gestaltung einer Broschüre erhalte. Den Fragebogen verschicke ich meist als PDF-Datei, welche direkt am Rechner ausgefüllt und per E-Mail wieder zurückgeschickt werden kann.

Zuerst starte ich mit allgemeinen Fragen zu dir und deinem Unternehmen. In den meisten Fällen kenne ich mein Gegenüber noch nicht. Daher ist es besonders hilfreich, so viele Informationen zu dir und deinem Projekt zu erhalten, wie für die Zusammenarbeit nötig sind.

Unerlässlich für einen optimalen Verlauf eines Projektes ist es, immer einen direkten Ansprechpartner zu haben. Du als Einzelunternehmer hast es da nicht schwer und die Abstimmung mit dir wird auch wesentlich einfacher verlaufen, als wenn zwei, drei oder mehr Entscheider am Tisch sitzen. Gerade bei mehreren Entscheidern ist es ratsam, einen direkten Ansprechpartner zu benennen, um eine chaotische Kommunikation zu vermeiden.

Nachfolgend findest du eine konkrete Auflistung von Fragen und Informationen aus meinem persönlichen Briefing-Fragebogen. Ich habe ihn in mehrere Bereiche unterteilt – von allgemeinen Angaben über die Beschreibung deines Unternehmens, deines Produktes bis hin zu detaillierten Vorgaben zu Gestaltungsrichtlinien, Budget und Zeitplan:

Allgemeine Informationen
Name des Unternehmens
Name des Ansprechpartners
Anschrift
Telefonnummer
E-Mail

Beschreibung deines Unternehmens
Wer bist du und was machst du?
Wer ist deine Konkurrenz?
Wodurch hebst du dich deutlich von der Konkurrenz ab?
Was ist das besondere Merkmal deines Unternehmens?
Wie soll deine Firma nach außen wirken?
Wo bist du tätig (lokal, regional, national, international)?
Wer ist deine Zielgruppe?

Produktbeschreibung
Welches Produkt oder welche Dienstleistung bietest du an?
Wie ist die genaue Bezeichnung deines Produktes?
Hast du einen Slogan oder Claim?
Worin liegt der Kundenvorteil?
Wie oder wo verkaufst du dein Produkt oder deine Dienstleistung (Laden, Onlineshop)?

Detaillierte Angaben
Welches Ziel hast du mit der Broschüre?
Welche Botschaft möchtest du mit der Broschüre vermitteln?
Was ist der Grund für die Broschüre?
Hast du bereits konkrete Vorgaben, Ideen und eigene Vorstellungen?
Sollen Bilder recherchiert werden?
Sollen Grafiken erstellt werden?

Gestaltungsrichtlinien
Gibt es einen festgelegten Styleguide?
Welche Farben sollen verwendet werden?
Welche Farben dürfen nicht verwendet werden?
Welche Schriften sollen verwendet werden?
Welche Schriften dürfen nicht verwendet werden?

Format, Größe und Auflage
Welche Größe soll die Broschüre haben?
Welches Format soll die Broschüre haben (Hoch-, Querformat, quadratisch)?
Wie viele Seiten soll die Broschüre haben?
Wird die Broschüre zusätzlich digital eingesetzt?

Zeitplan
Welche zeitlichen Vorgaben gibt es?
Welchen Fertigstellungstermin stellst du dir für das Projekt vor?

Budget
Gibt es für das Projekt ein festgelegtes Budget?
Wenn ja, in welcher Höhe?

Druckerei
Gibt es bereits eine ausgewählte Druckerei?
Wenn ja, welche?
Wenn nicht, soll bei der Auswahl der Druckerei unterstützt werden?

Sonstiges
Hier kannst du aufführen, was noch nicht genannt wurde, aber unbedingt beachtet werden sollte.

Jetzt Briefing-Fragebogen downloaden!

Einblick in vorhandenes Material

Gib deinem Grafiker gleich zu Beginn auch die Möglichkeit, sich alle nötigen Materialien wie Bilder, Grafiken, Logo oder Piktogramme anzuschauen. So kann er direkt beurteilen, ob das Material optimal geeignet ist für den Druck.

Denn sollte das nicht der Fall sein, habt ihr so noch die Möglichkeit, eine passende und schnelle Lösung zu finden.

Nichts ist schlimmer, als mit dem Projekt zu starten und später festzustellen, dass das Logo oder die Bilder überhaupt nicht für den Druck geeignet sind. Einfach ärgerlich.

Denn nicht nur der Fertigstellungstermin deiner Broschüre ist dann in Gefahr. Es kann auch passieren, dass der Aufwand für den Grafiker durch die neue Situation wesentlich höher wird und du mit deutlich höheren Kosten rechnen musst als anfangs geplant.

Wie schicke ich das Material an den Grafiker?

Am besten fragst du deinen Grafiker, wie er das Material haben möchte und in welchem Format. Denn du solltest ihm nicht das Logo per E-Mail und im Anschluss nach und nach einzeln deine Bilder in jeweils separaten E-Mails senden, da die Dateien ja doch recht groß sind.

Daher ist es sinnvoll, vorab zu klären, was der Grafiker zur Einsicht braucht und wie er das Material zur Verfügung gestellt haben möchte. Du hast dabei mehrere Möglichkeiten: Du kannst deine Daten per Dropbox, Google Drive oder weTransfer senden. Ich nutze gerne Dropbox oder Google Drive. Dort kann ich mir das entsprechende Material vorab anschauen und auch lokal auf meinen Rechner herunterladen.

Ich arbeite mit meinen Kunden meist per Dropbox. Dort lege ich auch die fertigen Daten ab. So sind die aktuellen Versionen von Entwürfen immer an einem Ort und der Kunde kann jederzeit auf sie zugreifen und sie auch weiterreichen oder andere Entscheider hinzuziehen.

Fazit

Ein Briefing klingt zwar im ersten Moment sehr aufwändig, aber am Ende zahlt sich der Aufwand für dich enorm aus. Du sparst wertvolle Zeit und unnötige Korrekturschleifen – und somit viel Geld. Mache dir die Mühe, beschäftige dich mit den Fragen und erstelle ein Briefing. Und sprich mit deinem Grafiker. Löchere ihn mit all deinen wichtigen Fragen. Das vermeidet Missverständnisse und einer gelungenen Zusammenarbeit steht nichts mehr im Wege.

Wie ist deine letzte Zusammenarbeit mit einem Grafiker verlaufen? Nutzt du ein Briefing? Welche Erfahrung hast du mit Briefings gemacht? Schreib es mir gerne in die Kommentare!

Und jetzt?

Suchst du grafische Unterstützung bei deinem Projekt? Dann lass uns ganz unverbindlich über dein Projekt reden. Wenn du einfach nur eine Frage hast, melde dich jederzeit. Ich freu mich, wenn ich dir helfen kann.